Речевая ситуация
Короткое деловое голосовое сообщение
Если адресат вас не знает, сначала представьтесь. Сразу назовите предмет обращения, затем нужные для ответа номер заказа, дату и проблему. Закончите действием, которого ждёте, и сроком, если он важен. Сообщение должно быть понятно без переписки перед глазами. Разделяйте новые факты короткими смысловыми частями: длинная предыстория не должна скрывать просьбу.
Коротко: После короткого представления назовите цель делового голосового сообщения, затем факты и конкретную просьбу.
Примеры
Hello, this is Ana from the design team. I’m calling about Friday’s booking.
Здравствуйте, это Ана из команды дизайна. Я звоню по поводу брони на пятницу.
Could you confirm the room size and call me back before four?
Не могли бы вы подтвердить размер комнаты и перезвонить до четырёх?
Тонкости и исключения
В голосовом сообщении собеседник не может быстро вернуться к нужной строке, как в письме. Поэтому номера полезно произносить медленно и частями, а цель звонка называть до подробной истории.
Проверьте себя
Оставьте голосовое сообщение о брони: представьтесь, назовите одну проблему и ясную просьбу.
Речевая ситуация
Одна просьба разным адресатам
Знакомому коллеге часто достаточно короткого прямого вопроса. При обращении к незнакомому сотруднику полезны вежливое начало и причина просьбы. Формальность не требует длинных оборотов: действие и срок должны оставаться понятными. Одно please не исправляет резкий тон или чрезмерное требование. Но и слишком сильное смягчение мешает, если из-за него теряется важность срока.
Коротко: Меняйте обращение и объём контекста под адресата, сохраняя ясность просьбы и срока.
Примеры
Can you send me the revised file today?
Можешь сегодня прислать исправленный файл?
Could you please send the revised file today? We need it for tomorrow’s meeting.
Не могли бы вы прислать исправленный файл сегодня? Он нужен для завтрашней встречи.
Тонкости и исключения
Вежливость зависит не только от please, но и от тона, отношений и разумности просьбы. Если срок обязателен, смягчение не должно скрывать его важность.
Проверьте себя
Попросите об одном действии близкого коллегу и незнакомого сотрудника службы.
Речевая ситуация
Уточнения при ответном звонке
Если после голосового сообщения вам перезвонили и спросили номер или дату, сообщите именно их; при необходимости повторите медленнее и частями. Потом проверьте, что будет дальше. Когда нужных сведений нет, назовите, что проверите и когда ответите. В конце разделите подтверждённое и ещё неизвестное. Общее yes не подходит, если человек предложил несколько разных действий: выберите нужное явно.
Коротко: Сначала ответьте на уточнение, затем вернитесь к просьбе и следующему шагу.
Примеры
The reference is B seven four. I’ll repeat that: B, seven, four.
Номер обращения - B семь четыре. Повторю: B, семь, четыре.
Thanks. So you’ll check availability and call me tomorrow morning?
Спасибо. Значит, вы проверите, есть ли свободная комната, и позвоните мне завтра утром?
Тонкости и исключения
Если связь мешает расслышать номер, попросите повторить нужную часть. Догадка о цифре хуже короткого повторного уточнения. Не отвечайте общим yes на вопрос, в котором собеседник предлагает несколько разных действий.
Проверьте себя
После запроса о комнате на 15 мая вам перезвонили и уточнили дату. Назовите дату, затем попросите проверить, свободна ли комната, и позвонить завтра утром.